会社で働いていると資料作成を行う機会は多いと思いますが、上手な資料の作り方をご存知でしょうか？分かりやすい資料の作成方法が分からないという方もいると思いますが、分かりやすい資料を作成するにはしっかりとした手順を踏んで作業を行うことが大事です。
しっかりとした手順で作成した資料は分かりやすくなるので、目的を達成しやすくなります。
そこで今回は、分かりやすい資料作成の手順と資料のまとめ方についてご紹介していきます。しっかり資料作成の手順を学んで分かりやすい資料作りをマスターしましょう。
- 1、資料作成は目的に合わせて行う！
- 2、【資料作成の手順】資料の上手なまとめ方！
- 3、まとめ
2-1、資料で主張したいことを考える
2-2、資料の目次を作成する
2-3、資料の中身を作成する
1、資料作成は目的に合わせて行う！
資料作成を行うときには、資料を作成する目的に合わせて行うと分かりやすい資料になります。
【資料作成の目的例】
- 社内でのプレゼン
- 社内での情報共有
- 社外でのプレゼン
- 社外の方への情報提供など
資料作成の目的としては上記のような内容がありますが、資料といってもさまざまな種類があります。社内でのプレゼン資料であれば、そこまでデザインなどにこだわる必要はないかもしれませんが、社外でのプレゼンでは見た目やインパクトも必要になります。
また、社外の方を対象にした資料の場合、社外の方でも分かるような説明文やデータが必要になってきます。このように、目的や資料を使用する場面に合わせて資料作成を行うことで、より分かりやすい資料にすることができます。
2、【資料作成の手順】資料の上手なまとめ方！
分かりやすい資料を作成するためには、資料を上手にまとめることが大切です。そこでここからは、資料を上手にまとめるための資料作成の手順をご紹介します。
2-1、資料で主張したいことを考える
資料作成の手順として、まずは資料の中で主張したいことを考える必要があります。そもそも資料を作成する意味というのは他人に分かりやすく物事を説明するため、もしくは記録として残すために使用するものです。
そのため、まずは資料の中で言いたいこと主張したいことをしっかり決めて資料の中に盛り込む必要があります。資料で主張したいことを決めるときには、資料の用途から考えると良いでしょう。
例えば、社外プレゼンの資料であれば自社のサービスや企画を売り込むための資料だと思います。その場合には、自分たちが売り込みたいサービスの魅力について詳しく記載する必要がありますよね。
資料をどのように活用するのかが分かればおのずと主張しなければいけないことが分かりますし、資料の内容も固まってきます。このように、資料作成の手順の最初には資料で主張したいことを考えることが大事です。
2-2、資料の目次を作成する
資料作成の手順として、資料の目次を考える工程があります。資料を作成するときによくあるのがいきなり資料を作成し始めるパターンです。
しかし、この方法だと分かりやすい資料が作成できません。いきなり資料を作成すると資料の作成を進めるにつれて主張がズレてきたり、分かりにくい展開になったりしやすいです。
そのため、資料作成をする前に目次を考えてそれぞれの目次でどんな内容を記載するのか、どういったデータを使用するのかをしっかり考えることが大事です。
資料の骨組みをしっかり作ったうえで資料作成に取り掛かることで、分かりやすい資料にもなりますし効率よく資料作成を行うことにもつながります。資料作成を行うときには目次を考えてから行いましょう。
2-3、資料の中身を作成する
資料の目次や目的を確認出来たら、最後は資料の中身を作成していきます。資料の中身を作成するときには内容以外に主に以下のことを考えないといけません。
【資料作成のときに考えるべきこと】
- 資料の内容が論理的になっているか
- 資料作成に使用するツール
- 資料に使用するデータ
分かりやすい資料を作成するのは、内容が論理的であるかどうかが大事です。論理的な資料というのは他の人が見ても納得しやすいですし、内容が理解しやすい構成でもあります。分かりやすい資料を作成したいと思ったら、資料内容が論理的になっているかどうかをチェックすると良いでしょう。
また、資料作成のときには資料の内容も大事ですが、使用するツールも重要です。例えばテキスト重視のツールを使用するのと図や表を中心にしたツールを使用するのとでは見た目も用途も異なります。資料を作成する目的や場面、内容に合わせてツールを使い分けることが大事です。
さらに、資料に使用するデータも重要です。資料の内容に説得力を持たせるためにも根拠となるデータを示す必要があります。データの示し方としてはテキスト・図（棒グラフ・円グラフなど）・表などがあります。
データの作成にはそれなりの時間を要することもありますが、資料をより分かりやすくするためには必要なものです。資料を作成するときには、根拠となるデータも入れるようにしてみてください。
3、まとめ
ここまでで、資料作成を行う手順とまとめ方をご紹介しました。資料といっても使用目的や内容、使用場面によって作り方が変わってきます。
大事なのは資料を見る人が分かりやすい資料になっているかどうかなので、今回ご紹介した手順を参考に分かりやすい資料を作成してみてください。
