会議や顧客説明などのために資料を作成する機会は多いのではないでしょうか。
特にプレゼンテーションのための資料を作成するときは見た目とともに内容もしっかり作り込まなければならないので、かなりの時間を要してしまいます。
そこで、このような資料を作成するためにはコツを把握するとともに資料作成をサポートしてくれるソフトの利用がおすすめです。ここでは、資料作成のコツと資料作成で便利に使えるおすすめのソフトを厳選して3つご紹介します。
１.資料作成のコツとは？見栄えのいい資料作成が大切！
会議などでプレゼンでは見栄えがいい資料を作成することが重要で、見栄えが悪いと相手の印象もよくないのは当然ですよね。そこで、見栄えがいい資料を作成のコツとして以下のポイントが挙げられます。
資料は「A4サイズの横書き」がベスト！
プレゼンテーション用の資料のテンプレートはインターネットでダウンロードできますが「A4サイズの横書き」がおすすめです。
なぜ A4・横書きがおすすめなのか？については以下のような理由があるからです。
- A4は一般的な書類で使われるサイズで保存しやすい
- 横書きの方が文字が読みやすい
- グラフや画像などが挿入しやすい
このように、A4サイズの横書きは文字サイズを大きくしても一行に収めることができるほか、A4は一般的な書類で使われるサイズなのでファイルなどに保存しやすいというメリットがあります。
説明は結論から先に書く
プレゼン用の資料では初めに結論を書くようにします。
初めに結論を簡潔に書き、この後にどうしてその結論になるかという説明をするのがおすすめです。
なぜ 初めに結論を書くのがおすすめなのか？については以下のような理由があるからです。
- 初めに結論を書けば相手に理解してもらいやすくなる
- 相手は早く結論を知りたい
何かしらの説明を受けるとき、ダラダラ説明したあと結論を言われても前の説明を忘れてしまいますよね。そこで、最初に結論を書くことで、なぜその結論になったのか過程を説明すれば相手に紹介している内容が伝わりやすくなります。
２.資料作成におすすめのソフト３選！
資料作成と一言でいっても慣れない方は頭を悩ませますよね。
そこで、資料作成専用のソフトを利用することで、ある程度の資料が作成できるようになるのです。
そこで「どのソフトがいいのか？」について、ここでは資料作成を的確にサポートしてくれるおすすめのソフトを3つご紹介します。
➀Zoho One（ゾーホーワン）
ゾーホーワン（Zoho One）は、資料作成がどこでも簡単にできるおすすめのクラウドサービスです。
このソフトの中には、ビジネス用のウェブソフトが35種類以上も用意され、作成資料に応じて自由にソフトが選択できます。
代表的なものとして、「Zoho Show」というプレゼン用の資料作成ソフト、「Writer」というテキスト文書作成ソフト、「Sheet」という表計算ソフトなどがあります。
プレゼン用の資料をZoho Showで作成すると、ウエブ上に保存できるため、資料が紛失することもありません。さらに、数名のグーループで一緒に編集もできるので、プレゼン用の資料をチームで作成する際にも便利です。
さらに、柔軟性があるため、グーグルドキュメントやPPTスタイルのファイルがインポートできるメリットもあります。気になる利用料金は、Googleのアカウントがあれば全て無料で利用できます。
マーケティング、営業、人事、カスタマーサポート、会計などというような基本的なビジネスにおいて役に立つソフトが用意されているため、起業したい方などにも人気があります。
➁Prezi（プレジ）
プレジ（Prezi）は、双方向タイプでプレゼン用のインパクトがある資料が作成できる人気のソフトです。
聞く人の関心に応じて、大きい1枚のキャンバスに映像や画像が展開でき、プレゼンが本当に映像作品のようにできることがメリットです。
プレゼン用の資料が誰でも簡単に作成でき、オリジナルの溢れたデザインのテンプレートが準備されているため、初心者でも使いやすくなっています。
プレジ（Prezi）は、パソコン用のWindowsあるいはMac対応のソフトにプラスして、iPad対応のソフトもあります。基本的な機能は無料で利用でき、有料会員であればプレゼンがオフラインでもできます。
特に、ビジネス用の最高クラスの「Premium（プレミアム）」はプレゼン用の資料の閲覧状況まで分析してくれます。その分析したデータを活用して、マーケティング戦略などが立案できるのも特徴の一つです。
➂Keynote（キーノート）
キーノート（Keynote）は、きれいなデザインのスライド用の資料を作成するためにおすすめのソフトです。アップル社製のソフトで、iPad やMac以外に、iPhoneでも高いデザイン性のスライドが作成できます。
データをiCloudに保存しておくと、iPad、Mac、iPhoneでデータが閲覧・編集できるのも大きなメリット。複数の人が違った端末を使用して一緒に作業する際にもおすすめのソフトです。
資料を作成している人物や作業内容はリアルタイムで画面上でチェックできるので作業を安心して行うことができます。
キーノート（Keynote）は、聞く人を惹きつけるスライド用の資料作成ができる全てのツールを用意しています。例えば、代表的なツールとしては、映画で使うエフェクト機能、多くのテンプレートなどがあります。
３.まとめ
ここでは、資料作成のコツと資料作成で便利に使えるおすすめのソフトを厳選して3つご紹介しました。
プレゼンテーションなどの資料の作成は何かと手間がかかるうえに、できるだけ見栄えをよくしないと説明する相手によい印象を与えず、説明が伝わらない可能性があります。
基本的に資料作成は慣れないと大変なものですが、ここでご紹介したようなソフトを上手に活用していきましょう。
