ビジネスシーンでは色々な場面で資料を作成しなければなりません。
様々な資料の中でも「打合せ資料」の作成で方法が分からないという方が以外に多いのではないでしょうか？
そこで、打合せ資料作成のときはコツを把握しておくと比較的簡単に作成することができます。
ここでは、良い打合せ資料と打合せ資料作成のコツについてご紹介します。
１.良い打合せ資料とは？シンプルで見やすいがベスト！
まず良い打合せ資料についてご紹介します。
このポイントを把握しておくことによって、資料の見栄えは大きく違ってきます。
良い打合せ資料とは、相手に伝えたいことが正確かつ簡単に伝わる資料になります。
逆に、相手に内容が正確に伝わらないような打合せ資料はNGです。
打合せ資料を作成するときは、相手にスムーズに伝わるかを第一に考えてみましょう。
簡単に良い打合せ資料とは何か説明すると、
- シンプルである
- 理解しやすい
- 相手の立場で考える
このポイントを押さえて作成することが重要になります。
打合せ資料を作成するときは上記のポイントは常に意識しておきましょう。
２.打合せ資料作成の5つのコツを伝授
打合せ資料の作成にあたっては次のような5つのコツがあるのでそれぞれ簡単に説明していきます。
まずゴールとストーリーを決定する
打合せ資料を作成するとき、最初にゴールとストーリーを決定すると途中で迷うこともなくなり、手間もかからなくなります。
ストーリーを作成するときはいろいろな方法はありますが、例えば、相手に伝えたいこと、相手に了解をもらいたいことを箇条書きにするのがおすすめです。
フォーマットを統一する
打合せ資料はページが多いと見るために時間がかかるため、工夫して読みやすくする必要があります。打合せ資料を作成するときは、読みやすくなるようにフォーマットを統一するのがおすすめです。
見出し・図表などのフォーマットを統一して、すぐに何がどこにあるかがわかると読みやすい打合せ資料になります。一方、フォーマットを統一していなければ情報を見つけるだけでも時間がかかってしまいます。
打合せ資料を一度作成した後で資料のフォーマットを再度変えるのは面倒であるため、資料のフォーマットを初めに決定してから資料作成するのがおすすめです。パソコンで打合せ資料を作成するときは、初めに作成したフォーマットを利用するようにすると、簡単にフォーマットが統一できます。
フォントやフォントサイズも統一する
資料を作成するときフォントやフォントサイズを気にしない人がいます。
フォント・フォントサイズは重要なポイントなどで変更すれば問題ありませんが、何も考えずに変更してしまうと見栄えが悪くなるため、ある程度統一するのがおすすめです。その際、英文字・数字は半角と全角が混じらないように注意して下さい。
文字のカラーに注意する
打合せ資料の文字のカラーについては、商品のイメージカラーやシンボルカラーを意識することが大切です。
相手が商品のイメージカラーやシンボルカラーを知っていればより意識する必要があり、相手がイメージしているカラーと違ったときは違和感を与えてしまいます。
また、文字のカラーは背景のカラーを考慮して見えにくくならないように注意しましょう。文字が見えにくいときは、文字のカラーを変更したり背景のカラーを変更したりする必要があります。
1ページのメッセージは可能な限り少なくする
打合せ資料は、1ページのメッセージは可能な限り少なくするのがおすすめです。
メッセージを可能な限り少なくすると、余裕があるフォーマットになって大きなフォントにできます。
相手も1ページ単位で気持ちを切り替えられます。
３.まとめ
ここでは、良い打合せ資料と打合せ資料作成のコツについてご紹介しました。
良い打合せ資料としては、
・シンプルである
・理解しやすい
・相手の立場で考える
ことが重要です。
打合せのための資料なのでシンプルかつ分かりやすいものがベストです。内容はともかくフォーマットやフォントなどはを統一して作成しましょう。
