会社では頻繁に資料が作成されて利用されています。資料というのは社内で使用するものもあれば、プレゼン資料のように社外の人に使用されるものもあり、それぞれ内容は異なります。ではより良い資料を作成するにはどうすればいいのでしょうか？
そこで今回は、資料作成の基本として資料を作成するときに抑えておくべきことをご紹介していきます。この記事を読んでいただければ、資料作成の基本を理解してもらえます。
- 1、資料作成の基本として抑えておくべきこと！
- 2、まとめ
1-1、いつ・誰が・どんな目的で使用する資料であるか？
1-2、資料の内容
1-3、資料の内容は分かりやすくなっているか？
1-4、資料の種類を工夫しているか？
1、資料作成の基本として抑えておくべきこと！
会社で働いている場合には資料作成をするケースが多くあります。資料を作成するときには、できるだけ出来の良い資料を作りたいですよね。
出来の良い資料を作成するには基本を抑えておく必要があります。そこでここからは、資料作成の基本をご紹介していきます。
1-1、いつ・誰が・どんな目的で使用する資料であるか？
資料作成をするときには、いつ・誰が・どんな目的で資料を使用するのかを明確にしておく必要があります。作成する資料をどういう風に活用するかによって資料に含む内容を変えなければ最適な資料は作成できません。
例えば社内プレゼンの資料であれば、ある程度基礎知識がある前提で説明を省略した資料にすることもできます。しかし、社外のクライアントへのプレゼンの場合には社外の人でも分かるように詳しい解説が必要かもしれません。
資料を作成するときには、自分の作成した資料がどういう目的で使用させるのか、誰が資料を見るのかを明確にしたうえで作成することで、より良い資料になります。
また、いつ使用するのかも重要なポイントです。例えば、1ヵ月後に使用する資料であればある程度時間をかけてリサーチなどをする時間があります。しかし、3日後に使用する資料の場合には資料の内容も大事ですが、まずは資料を完成させることが大事になってきます。
このように、いつ使用する資料なのかによって資料の作り方を変えるなどの工夫が必要です。
1-2、資料の内容
資料作成のときには、資料の内容を最初に明確にしておく必要があります。よくあるパターンとして、資料の内容をしっかり考えないまま作業に入ってしまう場合があります。
しかし、それでは効果的な資料にはなりません。資料というのは何かの目的にために作成されます。例えば、プレゼン・企画案・報告書・レポートなど内容はさまざまですが、すべて目的が違います。
資料というのは何かを伝えたいときに使用するので、作成する前にこの資料で一番伝えたいことは何かを明確にする必要があります。
資料で一番伝えたいことは、資料を作成する目的と資料を見る相手のことを考えると決めやすいです。このように、資料を作成するときには資料の中で一番伝えたいことを決めたうえで、資料の内容を決めるようにすると良いでしょう。
1-3、資料の内容は分かりやすくなっているか？
資料作成のときには、資料の内容は分かりやすくなっているかを確認する必要があります。資料というのは情報を詰め込めばいいというわけではありません。
あまりに情報が詰めこまれている資料は何を言いたいのか分かりません。分かりやすい資料というのは一番伝えたいこと（本題）を端的に示したうえで、その根拠を分かりやすく示しているものです。
資料は一番伝えたいことを伝えることが大事ですが、説得力を持たせるためには根拠が必要です。例えば、「このお茶は世界一おいしいです。」と主張していた場合、このままでは世界一おいしいという根拠がないですよね。
こういった情報は根拠がないので、説得力に欠けています。しかし、「このお茶は世界的なコンクールで1位を受賞しているため世界一おいしいといえます。」と表現するとしっかりと根拠が示されています。
このように、根拠があるかないかで資料の説得力が変わりますので、資料を作成するときには根拠を入れて分かりやすくなるようにしてください。
1-4、資料の種類を工夫しているか？
資料作成をするときには、資料の内容を考えたうえで資料の種類を工夫する必要があります。資料の種類というと、Word・Excel・PowerPointなどテキストを中心とした資料と図や表などを中心とした資料があります。
資料を作成するときには、自分がこれから作る資料がどれに向いているのか判断しなければいけません。例えば、出張の報告会などの資料でテキストが中心の場合はWordを使い、プレゼンで円グラフや表を多用する場合はPowerPointを使用するなど適宜使い分ける必要があります。
資料の種類を工夫することで、資料で伝えたいことを伝えやすくなります。また、印象に残りやすいというメリットもあるため、プレゼンなどでも役立ちます。
このように、資料を作成するときには資料の内容だけではなく、資料の種類も工夫するようにしてみてください。
2、まとめ
ここまでで、資料作成の基本である抑えておくべきことをご紹介しました。資料を作成するときには資料を見る人のことを考えて作成することが大事です。今回ご紹介した資料作成の基本を意識しながら、ぜひより良い資料を作成してください。
