会社で働く中で資料作成をする機会は多いと思います。資料作成は簡単そうですが、実は計画を立てたり根拠となるデータを探したりとやることが多くあります。
そこで今回は、評価される資料を作成するコツをご紹介していきます。この記事を読めば、資料作成のコツが分かって評価される資料を作成できるようになりますよ。
- 1、評価される資料を作成するコツ
- 2、まとめ
1-1、資料作成の前にしっかり計画を立てる
1-2、上司に進捗を確認してもらう
1-3、優先すべき事項（品質・納期など）を明確にしておく
1-4、根拠を書くことで説得力を持たせる
1-5、資料の見た目を整える
1、評価される資料を作成するコツ
会社員の方は資料を作成する機会が多いと思いますが、評価される資料を作成するために重要なコツがあることをご存知でしょうか？そこでここからは、評価される資料を作成するためのコツをご紹介していきます。
1-1、資料作成の前にしっかり計画を立てる
評価される資料を作成するコツとして、資料作成の前にしっかりと計画を立てることが挙げられます。資料作成というといきなり資料を作成し始める人もいますが、事前に準備をしてから作業を開始しないといい資料は作成できません。
資料の内容や構成、根拠となるデータなどを収集していない段階で資料を作成し始めると後々まとまりのない資料になってしまいます。
そのため、まずはどういった内容を書かないといけないのか、項目はどうするのかなどを考えます。そのあと、その資料を作成するのに必要なデータを集めてから資料作成を始めるようにしてください。
このように、評価の高い資料を作成するにはいきなり資料を作成し始めるのでなく、計画を立ててから資料を作成するのがコツです。
1-2、上司に進捗を確認してもらう
効果的な資料を作成するコツとして、上司に進捗を確認してもらいながら資料を作成することが挙げられます。これは特にプレゼンなど失敗できない大事な資料を作成しているときに効果的な方法ですが、資料を半分くらい作成した段階で上司に確認してもらいます。
資料を半分作成した段階で確認してもらうことで、資料の方向性やデザイン、構成などを評価してもらえるため、残りの資料を作成するのが楽になります。
また、全部完成した後に上司に確認してもらった場合、資料の方向性が違うようなことがあれば1からやり直しという可能性もあります。そうなると資料作成に2倍の時間がかかることになってしまいますよね。
的確に方向性のあった資料を作成するためにも、途中で一度上司に確認してもらうことをおすすめします。
1-3、優先すべき事項（品質・納期など）を明確にしておく
資料を作成するコツとして、優先すべき事項を明確にしておくことが挙げられます。資料を作成するということはそれには何かしらの目的があります。その目的に合わせて優先すべき事項を決める必要があります。
例えば、クライアントへのプレゼンに使用する資料で品質が重視される場合には、しっかりデータを集めて時間をかけて作成しなければいけません。一方で、社内で会議の説明のみに使用する資料ですぐに完成させなければいけない場合には、内容はそこまでこだわらずなるべく早く仕上げる方がいいかもしれません。
このように、資料の使用目的に合わせて優先すべき事項を決めて作業をすることが大事です。
1-4、根拠を書くことで説得力を持たせる
資料を作成するときのコツとして、根拠を書くことで説得力を持たせることが挙げられます。資料の中には主張したいことを書くと思いますが、その主張の根拠となるデータなどを提示することができれば説得力のある資料になります。
特にプレゼン資料の場合は相手を納得させなければいけません。そういった場合には、自分が主張している内容の根拠となっているデータ（図・表・数値など）を資料に追加することで、根拠のある主張にすることができます。
このように、資料作成をするときには相手が納得してくれるにはどうすればいいか考え、根拠を織り交ぜると効果的です。
1-5、資料の見た目を整える
資料を作成するときのコツとして、資料の見た目を整えることが挙げられます。資料の内容は問題なかったとしても、その資料が見にくいと台無しです。
資料の見出しやフォント、文字サイズなどは一定にすることで見た目を整えることができます。フォントなどがバラバラだと非常に見にくいですし、その資料の重要ポイントも分かりにくくなってしまいます。このように、資料の見た目はできる限り整えることで、より見やすく分かりやすい資料になります。
2、まとめ
ここまでで、資料作成のコツをご紹介してきました。資料を作成するときには、しっかり計画を立てて何のために作成するのかを明確にする必要があります。今回ご紹介した資料作成のコツを参考にしつつ、評価される資料を作成してみてください。
