ビジネスシーンにおいてプレゼンテーションを行う機会は度々ありますが資料作成が意外に大変ですよね。
見栄えを意識すると構成やデザインが思い浮かばないものです。
そこで、プレゼンテーション資料の作成負担が軽減できるツールの利用がおすすめです。
ということで今回は、プレゼンの資料を作成するときの4つのポイントと資料作成をサポートしてくれるおすすめのツールを厳選して3つご紹介します。
1.プレゼンテーションの資料を作成するときの4つのポイント
プレゼン資料作成のときは、可能な限りシンプルなものにすることが大切です。
ここからは、プレゼン資料を作成するときのポイントを4つご紹介します。
行間・文字サイズを考える
資料の視認性を高めるためには、行間を1.2行~1.4行程度に設定することをおすすめします。
一見して相手が見やすいと思うかがポイントで、相手の立場で考えることが大切です。
また、文字サイズは最低でも20ポイント以上が望ましく、強調したい文字は32ポイント以上がおすすめです。
可能な限り図で説明する
文字数を少なくしながら、相手に情報が多く伝わるようにするためには図で説明するのが有効です。
「百聞は一見に如かず」という言葉がある通り、文章で説明するよりも図の方が説得力はあるので、図で伝えられるものは積極的に活用していきましょう。
1枚のスライドの文字数を制限する
1枚のスライドに文字を入れ過ぎると、見にくくなるとともに説明する側も大変です。
一般的に1枚のスライドの文字数は70文字以内が理想的とされているので、その範囲内に収まるように作成していきましよう。
1枚のスライドにはメッセージを1つにする
いくつものメッセージを1枚のスライドに書くと、どこの箇所の話をしているか聞く人はわからなくなります。例えば、1枚のスライドでポイントを3つ説明するのであれば、ポイントごとに違ったスライドを作成しましょう。
1枚のスライドのスペースに余裕があるからといって、色々な情報を詰め込まないようにしましょう。
2.プレゼンテーション資料の作成でおすすめのツール3選!
プレゼンテーションの資料を作成するときデザインや構成など頭を悩ませますよね。
そこで、プレゼンテーション資料の作成を的確にサポートしてくれるツールの利用がおすすめなのです。ここからは、特におすすめのツールを3つご紹介します。
Zoho Show
Zoho Showは、プレゼン資料をオンライン上で作成・公開・共有できる便利なツールです。
Googleアカウントを持っていれば「無料」で豊富な機能が利用できるようになります。
海外の業者が提供しているツールのほとんどは日本語対応ではないものの、Zoho Showは日本語対応なので問題なく利用できます。主な機能として、画像の編集やスライドの切り替えなどがあります。
インターネットが接続できる環境であればどこでも利用することができ、共有するとチームのメンバー間で編集がオンラインでできます。
Prezi ”Next”
Prezi ”Next”は、普通のプレゼン資料作成ツールなどではできないような品質が高いものができ、インパクトがある素晴らしいプレゼン資料作成ができます。
最大のPrezi ”Next”のメリットは普通のプレゼン資料作成ツールのように単純に資料をスライドするだけでなく、それぞれの資料をオープンキャンパスという全体の図の上にプロットし、ズームアウトしたりズームインしたりしながらプレゼンをダイナミックに行えることです。
プレゼン項目を大きく分類して、トピックをそれぞれの項目の中に作成することによってスライドが奥に展開し、外観がスッキリしたカッコいいプレゼン資料作成ができます。そのため、インパクトが視覚的にあるのみでなくスライドを簡単に探すことができます。
また、クラウドタイプのツールであるPrezi ”Next”は、チームのメンバーで資料を共有したり一緒に作業をしたり、パソコンだけでなくスマホやタブレットでも資料作成ができ遠隔でプレゼンすることもできます。
Sway
Swayは2015年8月からMicrosoft社が提供している比較的新しいプレゼン資料作成ツールです。
マイクロソフトのアカウントがあれば無料で誰でも利用することができます。
ウエブ版、WindowsやiPad 、iPhoneのアプリなど、いろいろなプラットフォームがあります。
搭載しているデザインエンジンによって、レイアウトや書式が自動的に設定でき、日本語でも使用できるため簡単にプレゼン資料が作成できます。マイクロソフトが提供しているため充実した機能と安心感がメリットで、新しいプレゼン資料作成ツールとして利用できます。
3.まとめ
ここでは、プレゼンの資料を作成するときの4つのポイントと作成をサポートしてくれるツールを3つご紹介しました。
プレゼン資料を作成するときのポイントとしては、
・行間・文字サイズを考える
・可能な限り図で説明する
・1枚のスライドの文字数を制限する
・1枚のスライドにはメッセージを1つにする
この4つが挙げられます。
以上のポイントを押さえたうえでご紹介したようなツールを上手に活用していきましょう。