会議や顧客先相手などにプレゼンテーションを行うとき、マイクロソフトのPower Point（パワーポイント）を利用する方は多いのではないでしょうか。あるいは、学生でもゼミなどでパワーポイントを使用して説明することもあると思います。
パワーポイントはプレゼンテーションを行うとき以外はあまり使わないので、いきなり使おうと思っても操作方法が分からない方もいるでしょう。そんなとき、自分で苦労しながら作るよりも資料作成を「外注」するという選択肢もあります。
ここでは、資料作成を外注する4つのメリットと3つのデメリットについてご紹介します。
１.資料作成を外注する4つのメリット
ビジネスの場でパワーポイントは会議やお客様へのプレゼンテーションなどで使われます。
その資料を作成するのは何かと手間がかかるうえに、日常業務ではあまり使用しないので操作方法を忘れることもあります。
そこで、今ではパワーポイントでの資料作成を外注する企業が増えています。
「外注すればお金がかかるのでは？」と感じる方もいると思いますが、以下の4つのメリットがあることから外注する会社が増えているのです。
メインの仕事に集中できる
資料作成を外注すると手間がかからないため、その分メインの仕事に集中できます。
費用をかけて資料作成を外注することによって資料を自分で作成する必要がなくなります。
例えば、営業マンがプレゼン資料作成のために時間を割かれなくなればメインの営業の仕事に集中できるので、売上のアップが期待できます。また、資料作成を外注することによって、営業マンなどをサポートするほかの部署でもメインの仕事に集中できるようになります。
人件費が削減できる
資料作成を外注業者に依頼すれば上で説明した通り資料作成に時間を取られなくなるので、人件費が削減できます。
外注業者は資料作成のプロなので品質の高い資料を短時間で作成してくれます。
間違いが少なくなる
資料作成を外注にすることによって、自分で資料作成するより間違いが少なくなります。
自分で資料作成するときはチェックが甘くなりがちですが、外注することによってプロがチェックするため、資料の間違いが起きるリスクが少なります。
資料の品質がアップする
費用をかけて資料作成を外注することによって、アピール性やデザイン性がアップします。特に、企業の顔ともいえる会社案内を作成するときは基本的に外注するのがおすすめです。
プレゼン資料作成についても同様に外注することによってアピール性が高い資料が作れるようになります。
以上、資料作成を外注するメリットを4つ紹介しました。
外注業者はプロなので費用は当然必要になりますが品質の高い資料を資料を作成してもらえます。
２.資料作成を外注する3つのデメリット
資料作成を外注すると、先にご紹介したように4つのメリットがある一方でデメリットもあるため注意が必要です。資料作成を外注するデメリットとして以下の3つのポイントが挙げられます。
品質のレベルが安定しない
資料作成の外注業者は資格が特に必要ありません。
そのため、資料作成の外注業者と謳っていれば資料作成の仕事を受注することができます。
しかし、一言で資料作成の外注業者といっても、資料の品質はいろいろなレベルがあることは容易に考えられます。そのため、資料作成の外注業者がどのような実績があるかを十分にチェックする必要があります。
コミュニケーションがスムーズに図れない
社内で資料作成を行うときは訂正などすぐにできますが、資料作成を外注したとき依頼内容を調整するなどのコミュニケーションがスムーズに取れないと問題が発生する可能性があります。
コミュニケーションがスムーズに取れないと資料を最初から手直しする必要があったり、基本的な趣旨が正確に伝わらないことで意図していた資料と異なる資料が作成されたりするケースがあります。
料金がはっきりしない
資料作成を外注するとき、外注業者によっては料金がはっきりしないケースがあります。
もし料金プランがはっきりしないまま資料作成が進むと、修正するための料金が追加で請求されるトラブルが発生する危険があるので、まずは料金プランの有無を確認しなければなりません。
一般的に資料作成の外注業者は料金プランを設定していない会社も多いですが、まずはしっかり料金プランをチェックする必要があります。
３.まとめ
ここでは、資料作成を外注する4つのメリットと3つのデメリットについてご紹介しました。
資料作成を外注する4つのメリットとしては、
・メインの仕事に集中できる
・人件費が削減できる
・間違いが少なくなる
・資料の品質がアップする
ことが挙げられます。
一方、資料作成を外注する3つのデメリットとしては、
・品質のレベルが安定しない
・コミュニケーションがスムーズに図れない
・料金がはっきりしない
ことが挙げられます。
自分で資料を作成するよりも外注する方がいいと思っている方もいると思いますが、資料作成を外注するときはメリットがある一方デメリットもあるため注意してください。
