社会人であればパワーポイントを使用して資料作成をすることがあると思います。パワーポイントは図や表を駆使しながら分かりやすい資料を作成できるツールです。パワーポイントの良さを活かしながら資料を作成することができれば、分かりやすい資料を作ることができます。
そこで今回は、パワーポイントを使用して資料を作成するコツをご紹介します。この記事を読むとパワーポイントを効果的に使用して資料が作成できるようになりますよ。
- 1、パワーポイントを使った資料作成のコツ
- 2、まとめ
1-1、パワーポイントに書き込む前に構成を考える
1-2、目次を作成する
1-3、解説するときには図や表を使用する
1-4、資料に使用する色は限定する
1-5、文字のフォント・サイズは統一する
1、パワーポイントを使った資料作成のコツ
会社で働いているとパワーポイントを使って資料を作成することが多くあります。パワーポイントは図や表を用いながら分かりやすく説明するときに便利ですが、資料を作成するときにはコツがあります。
そこでここからは、パワーポイントを使った資料作成のコツをご紹介していきます。
1-1、パワーポイントに書き込む前に構成を考える
パワーポイントを使った資料作成のコツとして、パワーポイントに書き込む前に構成を考えることが挙げられます。パワーポイントで分かりやすい資料を作成するためには、資料の構成をまずは考えるべきです。
構成をしっかり考えていないと内容のつじつまが合わなくなり、資料として質が下がってしまいます。そのため、まずは構成をテキストで起こすことが大事です。
構成としては以下のような内容のことをメモしておくとよいです。
【あらかじめ考えておく構成】
- 一番重要視する主張（本題）
- 資料で言いたいことをまとめたもの
- どういう風に展開していくか
このように、あらかじめ考えておく構成としては、資料で主張したいことや具体的に言いたいことなどがあり、こうした内容をどのように展開していくのかを決めておかなければなりません。構成は資料を分かりやすくするためにも大事なので、手を抜かずにしっかりやるようにしましょう。
1-2、目次を作成する
パワーポイントを使った資料作成のコツとして、目次を作ることが挙げられます。目次は資料の序盤に配置することで、見ている人がこれから伝える内容を理解しやすくなる効果があります。
資料を見る側がこれからどういった内容でスライドが進むのか理解できるので、途中で質問などが出にくく話がスムーズに進むというメリットがあります。このように、見ている人が分かりやすい資料にするという点からも目次を作成することをおすすめします。
1-3、解説するときには図や表を使用する
パワーポイントを使用して資料を作成するコツとして、解説するときには図や表を使用することが挙げられます。パワーポイントの強みは見た目を工夫することで分かりやすく解説できる点です。
そのため、パワーポイントを使用して資料を作成するときにはテキストだけで解説するのではなく、図や表といった見た目で理解できるものも利用するとよいです。
例えば、数値や統計などを扱う場合、全てテキストで説明するのは難しいですし分かりづらくなってしまいます。そのため、円グラフや棒グラフなどを状況に合わせて活用することで分かりやすい資料になります。
こうすると資料を見る人も理解しやすいですし、印象に残りやすいというメリットもあります。特にプレゼンなどで図や表を使って解説すれば説得力を持たせることができるのでおすすめです。このように、パワーポイントを使用して資料を作成するときには図や表を使って解説すると効果的です。
1-4、資料に使用する色は限定する
パワーポイントを使って資料を作成するときのコツとしては、資料に使用する色を限定することが挙げられます。資料を作成するときには色を使ってデザインすることでキーワードを目立たせることができますが、あまりに多くの色を使うと逆にまとまりのない印象を与えてしまいます。
そのため、色は限定する必要があります。具体的には2～3色が理想とされており、以下のようなルールを自分なりに作って資料を作成すると見やすくなります。
【パワーポイントの色の決め方の例】
- ベースカラー：背景などで使用する色。
- メインカラー：注目ポイントや強調したいところに使用する色。
- サブカラー：全体の基礎となる色で、落ち着いた色にするのがよい。
※利用する比率的にはベースカラー：メインカラー：サブカラー＝7：2.5：0.5
このように、資料の中で色を使う場面は多くありますが、自分なりにルールを決めてあまり色を使いすぎないようにすることで分かりやすい資料にすることができます。
1-5、文字のフォント・サイズは統一する
パワーポイントを使用して資料を作成するときのコツとして、文字のフォント・サイズは統一することが挙げられます。パワーポイントでは文字のフォントやサイズを変更することができますが、複数のフォントが資料内にあるとどうしても見た目が悪くなってしまいます。
そのため、フォントは資料内に1種類だけ使用するようにしてください。また、サイズも変更できますがタイトルなど強調したい文字を太文字にしたり、強調したい文章に下線を引くとみている人の印象に残りやすくなります。
このように、パワーポイントを使って資料を作成するときには、文字のフォントは1種類にして文字のサイズは状況に合わせて使い分けると見ている人にも分かりやすい資料となります。
2、まとめ
ここまでで、パワーポイントを使って資料を作成するときのコツをご紹介しました。パワーポイントはプレゼン資料など分かりやすい資料を必要とする場合に便利です。今回ご紹介したコツを参考にして、分かりやすい資料を作成してみてください。
